新葡的京集团8814档案工作
管理制度
为使学院档案工作规范、有序的开展，根据学院档案工作自身的情况特制定《新葡的京集团8814档案工作管理制度》，该制度包括：档案工作管理职责与制度两个方面，现分别编制如下：
一、档案工作管理职责包括：
（一）工作职责
（二）职责内容
共计2个部分。
二、档案工作管理制度包括：
（一）、档案保密制度
（二）、综合档案利用制度
（三）、档案库房管理制度
（四）、档案业务工作管理制度
（五）、档案统计、鉴定和销毁管理制度
共计5个部分。
新葡的京集团8814档案工作
管理制度
一、档案工作管理职责方面
（一）档案工作管理职责
1.贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，宣传档案工作的有关法规，提高全院师生员工的档案意识。
2.制定学院档案工作发展规划、计划及规章制度，负责监督、指导和检查执行，编制符合自身学院档案工作开展的有关技术标准与管理细则，从制度上，技术上、措施上推动学院档案工作的全面开展。
3.监督、指导、协调各系、部、各单位档案材料的收集、整理和立卷归档工作，并对专（兼）职档案人员进行业务培训。
4.负责全院各类档案和档案材料的接收（征集）、整理、分类、保管、统计及档案的鉴定和销毁工作。
5.参加对学院重大科研、基建工程、仪器设备等资料的验收等工作。
6.保守档案机密、确保档案的完整、准确与安全。
7.做好档案的保护和抢救工作，最大限度地延长档案寿命。
8.做好档案的开放和利用工作，编制档案检索工具，开展档案咨询活动。
9.开展档案的编研工作，多途径、多形式地开发档案信息资源，为教学、科研及各项管理工作服务。
10.做好纸质与电子档案的维护和管理工作。
11、构建纸质与电子档案资源查询、检索体系。
12.积极组织和参加各种档案学术研讨活动。
13.积极参与编写学院年鉴、校史资料、全宗介绍、大事记、基础数字汇编及文件汇编等工作。
（二）档案工作内容
1.负责接收（征集）、整理、鉴定、分类、编号、统计、录入、上传和保管学院的各类纸质与电子档案材料；指导、检查、协助各部、系与各单位做好各类档案材料的预立卷与归档工作。
2.负责开展对各类档案材料的借阅、利用、咨询、整理等服务工作。
3.负责对破损档案的修复、托裱，纸张的加固等工作。
4.编制检索工具，开发档案信息资源。
5.负责档案馆的安全和“八防”（防火、防盗、防尘、防虫、防潮、防鼠、防高温、防强光）工作，定期检查、汇报。
6.严格执行保密制度，加强库房的科学管理，确保档案的完整、系统和安全。
7.完成上级交办的其他档案工作。
8、主动积极参与各项学术活动。
二、档案工作管理制度方面
（一）、档案保密制度
1．不该说的秘密，绝对不说；
2．不该问的秘密，绝对不问；
3．不该看的秘密，绝对不看；
4．不该记录的秘密，绝对不记录；
5．不在非保密本上记录秘密；
6．不在通讯中涉及秘密；
7．不在公共场合和家属、子女、亲友面前谈论秘密；
8．不在不利用保密的地方存放文件、资料；
9．不在通电话、明码电话、QQ、微信、网络上传送秘密事项；
10．不携带秘密材料浏览、参观、探亲、访友和出入公共场所；
11、不能私自将档案材料带出档案室;不私自抄录、复制档案内容传递给他人;不得随便泄露档案的内容，数量及存放等情况。
12、对学院无保存价值的档案材料及文件材料，应通过有关方面鉴定，确认签字，严格履行销毁审批手续，方可办理销毁。
（二）、综合档案利用制度
1．凡借阅、查阅档案原件、学院证件或复印件，须填《学院档案借阅审批表》。一般情况下经部门领导、分管院领导、档案馆长审批同意（特殊情况需经校长同意），登记后方可借出。
2.在利用的档案材料复印件上写明该复印件利用目的，并盖上“再次复印无效”章。
3．查阅档案时，不得在档案材料上勾划、涂改、增添、折散或取页。从档案中索取的抄件或复印件，必须加盖“学院档案馆”或“与原件核对无误”印章才能有效。
4．注意保密，不得向无关人员谈论借阅档案内容。
5．爱护案卷，不得损毁。若查阅者将档案损坏或丢失，档案馆将根据有关规定，报告学院严肃处理。
6．对借用档案应妥为保存，不得随意乱丢，不得转借他人。
7．借阅档案须按时归还(一般不超过一周)。特殊情况，说明原因并经部门负责人同意后，可适当延期，对无故逾期不还者，档案馆有权终止其借用。
（三）、档案库房管理制度
1、档案库房是存储档案的机密重地，非本馆工作人员，未经同意，任何人不得随意进入库房。
2、确保库房安全，管理人员做到人离灯灭、关窗、加锁，妥善保管库房钥匙，消除火灾隐患，库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品，防止意外事故发生。
3、保持库房整洁、卫生。做到防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光工作。要经常检查档案保护设备和库房温湿度变化，防止档案材料的破损、老化，及时进行档案材料的修复和补救。
4、入库的各类档案要依档号排放，库房柜架编排顺序号，排列整齐有序。
5、保管人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对。
6、档案出库利用必须认真登记，入库要按原位排放。
7、档案人员调离时，对所保管的档案材料要逐卷进行移交，移交清单一式两份，办清手续，方可调离。
8、不能将档案库房钥匙带离办公区域，下班应放在指定的地方，确保库房钥匙的安全。
9、对档案专用的计算机、光盘刻录机、复印机等档案工作设施，应由专人负责保管，不得随意私自外借，确保设备处于良好状态。
（四）、档案业务工作管理制度
为了加强和规范档案材料的收集、整理、归档工作，以确保档案的完整、准确、系统、安全的开发利用。现就档案材料的形成、归档范围、时间和移交手续、案卷质量要求等环节制定出相关管理制度。
1、文件材料整理归档要求
（1）应当归档的文件材料必须由学院各部、系与各单位兼职档案员收集齐全，交档案馆进行整理、归档、集中管理，任何个人都不得据为已有或者拒绝归档。
（2）学院各部、系与各单位办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括党、政、工、团、人事、后勤、财会等工作的各种门类和载体的文件材料以及学院教育、教学、教研材料，均属于归档范围。
(3)归档文件材料向档案馆移交时，须当面清点检查，同时附归档材料移交清单，办好一切交接手续。
(4)按照学院不同的档案类型、载体和内容，制定统一的分类方案，归档范围，保管期限。同一全宗应保持分类方案的稳定。
(5)归档文件的整理，以每份文件为一件。原件与复制件为一件。批复与申请、请示为一件。报表、名册、图册按其原来的装订方式、一册(本)为一件。同一问题的来文和复文(包括请示与批复、报告与批示等)可为一件。会议记录、未装订式样的统一的表格、可组合在一起为一件。
(6)归档文件按件装订，装订时，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;文件处理单在前，正文在后。去掉金属钉根据件内文件的厚薄，装订时以文件的左侧和左上角为装订的边和角。
(7)编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编制归档号，归档号是在文件整理过程中，体现归档文件类别，排列顺序的一组数字、字符的集合。包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数等项目。在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章。
(8)归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录分保管期限装订。
(9)装盒：将归档文件依保管期限按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时不得混年度混保管期限。档案盒应采用无酸纸制作。声象材料要用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。
(10)学院各部、系和行政各单位应将文件的形成、积累、整理和归档工作列入管理制度，其工作程序，列入职责范围与岗位责任制。
2、文件材料保管期限和归档类别与范围要求
（1）管理（保管）期限：
学院档案管理期限分为永久、30年、10年三个阶执行。
（2）归档类别：
依据《高等学校档案实体分类法》和学院档案工作实际情况，归档类别分为13类：党群类（DQ）、行政类（XZ）、教学类（JX）、基本建设类（JJ）、仪器设备类（SB）、出版类（CB）、外事类（WS）、财会类（CK）、声像类（SX）、实物类（SW）、科研类（KY）、产品生产与科技开发（CP）、学生类（XS）档案。
（3）归档范围：
（3.1）每年学院党务、行政、教学、科研、基建、设备、宣传、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，各部文件材料归档范围请参照《新葡的京集团8814档案归档范围和保管期限分类表》中的相关内容执行。
（3.2）归档的文件材料包括纸质、声像、电子（包括：光盘、音响、数码照片、录像带、磁盘）等文件材料。
（3.3）各位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗（市级以上）等和获赠的具有保存价值的实物档案。
3、归档时间和移交要求
(1)以年度为单位归档。教学部门在次年的3月20日以前，非教学部门在4月10日以前归档，校办上级来文上半年截止6月30日（7月15日前移交），下半年（次年开学后一周内移交）归档
(2)学籍档案以学年度归档。
（2.1）毕业生的学籍卡、注册簿于毕业当年9月15前归档。
（2.2）毕业生登记表，成绩单(统招在9月15日前，非统招在3月15日前）
（2.3）学生录取名册等专项资料，在该项工作结束后一个月内。
(3)科研、基建项目和专题性、成套性材料，在项目完成通过鉴定验收后三个月内归档。
(4)接收档案必须履行移交手续，填写移交清册，一式两份，交接双方共同注明案卷标题、数量、卷内文件页数，移交时间并签名。
（5）要求所有归档的纸质材料（除外单位文件材料外）都必需要归电子文件。
（6）归档的声像档案须标明人物、事由（事件）、时间、地点及文件目录。
（7）归档材料必须完整，兼职档案员在整理归档材料过程中要认真检查，不要缺项、漏项、不要把同属一个内容的档案材料分割开或遗漏，要认真填写好移交目录或清单。
4、案卷质量要求
（1）原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
（2）质量要求
（一）文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
（二）归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。归档文件应采用碳素或蓝黑墨水等耐久材料书写，禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水书写。
（3）工作流程：
对接收移交的各种档案材料进行登记→检查审核确定无误→装订→分类→排列→编号→编制卷内目录→录入扫描上传管理系统→卷内备考表→专业负责人签字、整理立卷人签字与立卷时间→装盒入库→建立手工与机检检索系统。
（五）、档案统计、鉴定和销毁管理制度
1、档案统计要求
（1）档案统计工作是档案基础工作的重要组成部分，档案工作必须加强政治责任心，认真做好此项工作。
（2）档案统计工作的主要内容包括：档案室人员、经费、设备、面积情况;室藏档案材料的种类和数量情况;档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、编研情况，以表格形式揭示他们的过程、现状和变化。
（3）统计数据必须准确可靠，坚持实事求是，如实反映情况，不得马虎草率和弄虚作假。对当年形成的归档案卷（包括接受、移交）和档案借阅、鉴定情况应随时登记。
（4）定期或不定期地进行帐物核对，作到帐物相符，建立统计台帐，及时做好平时原始数据的登记工作，注意积累统计资料。
（5）按统一规定的统计范围、格式、项目、要求和计量单位逐项填写不得遗漏，一律用阿拉伯数字书写，字迹工整清晰，不得潦草。统计表应注明填报单位、时间、填表人、审核人。
（6）每年年终形成的各类档案资源和编写的档案工具，科研材料（包括案卷目录、归档文件目录、全引目录、字号、索引、人物卡片、专题目录、大事记、组织、各项规章制度）统计一次。
2、档案鉴定和销毁要求
（1）鉴定档案应采取直接鉴定法，按照档案的实际情况，以案卷为单位，保存从宽，销毁从严;孤本从宽，复本从严。鉴定工作结束后应写出工作报告。
（2）对鉴定后需要销毁的档案，一般应“判处销毁，暂缓执行”。以减少价值预测的失误，到确认已无利用价值时再行销毁。
（3）销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记、造册，经学校分管领导批准后，由二人在指定地点监销，监销人签字。
（4）档案销毁清册应归入全宗卷，以留存查。
