第一条 为进一步建立健全我院的学生档案管理工作，充分发挥学生档案在毕业、推荐就业以及干部考核等方面的作用，特制定本办法。
第二条 学生档案是学生进入高中学习之日起，到大学毕业这段时间个人历史的记载。存档内容主要包括：
（一）中学时代的材料，包括中学毕业登记表、政审表、体检表等。
（二）高考材料，包括考生登记表、高考成绩表、政审表、体检表及学生类别等有关材料。
（三）高校学生体质健康卡片、历年成绩总表、毕业生登记表、就业报到证和学生毕业资格审批表等。
（四）大学期间的奖惩材料。奖励材料主要是历年受系以上的奖励，包括优秀学生材料；处分材料是指记过、留校察看、开除学籍等材料。
第三条 凡具有我院学籍的学生其档案均由学生处统一管理。
第四条 学生处由一名管理人员负责学生档案的收集、归档、整理、鉴定、保管、统计、借阅和传递等各项基础工作。管理人员应自觉执行党和国家对档案的保密制度，确保档案的完整与安全。
（一）学生档案管理人员应认真做好档案的接收工作。新生入学后，由招生工作人员将新生档案交档案管理人员。
（二）学生档案管理人员组织相关人员将各有关部门对学生鉴定、奖励、处分材料，及时归入本人档案，不得撤销。
（三）学生转学或毕业后，学生档案管理人员应将其档案及时转递给有关单位。
（四）学生档案室要有必要的设施和工具，并力求做到有防盗、防火、防晒、防蛀、防潮等设施。档案管理人员要定期检查档案的保管情况，对破损或变质的档案，应及时修补、复制或作其它技术处理。
（五）档案管理人员调动工作时，应在离职前将保管档案的数量、状况交代清楚，并办好移交手续。
第五条 有关部门或人员借阅学生档案要根据档案借用的不同作用和范围，经学生处领导批准后，方可办理借阅、借用手续并按期归还。
第六条 对借阅、借用的学生档案，未经批准不得抽调、翻印、转借、公开引用、涂改、增删、污损档案中的任何材料及文件等。对所借档案或经批准复制的材料要严守机密，妥善保存。对违反规定者要追究责任。
第七条 学生由于退学、转学等原因需自带或转调档案者，必须出示相关接收单位书面证明，经学生处领导、学院领导批准后方可办理。退学者，档案退回户籍所在地。
第八条 本办法规定的未尽事项，学生处有权根据实际需要制定本办法的“补充办法”。