各学院：

根据《广东省教育厅关于做好2022年秋季学期学生资助工作的通知》、《新葡的京集团8814学生资助档案管理办法》的要求，为做好新葡的京集团8814检测站学生资助材料归档管理工作，决定组织各学院做好国家三金、服兵役资助、助学贷款、大学新生资助、2022-2023学年秋季学期家庭经济困难认定的材料归档工作，现将有关事项通知如下：

一、家庭经济困难认定材料。各学院本学期所有参加家庭经济困难认定的学生材料均需归档。纸质材料归档要求如下：

（一）一个学生的材料顺序：XXX学院XX同学家庭经济状况认定分析及审核记录表——广东省家庭经济困难学生认定申请表——XXX学院XX同学家庭情况说明及诚信承诺书——佐证材料，每名学生的材料统一用不锈钢钉订在一起（平衡订两个钉子）。

（二）所有学生的材料，按XXX学院家庭经济困难认定名单及等级汇总表顺序，标注学年度学期，连同XXX学院家庭经济困难认定名单及等级汇总表、XX学院2022-2023学年度秋季学期家庭经济困难认定工作报告一起进行放置归档。

二、其他资助项目纸质材料归档。各学院所有提交学生资助管理中心的纸质材料，各学院均需备份归档，分资助项目分档案盒。

三、各学院需建立专用的资助档案文件柜，参照学校档案馆的防火、防盗、防霉、防潮等条件要求，定期查看是否存在以上问题。

四、各学院应对学生资助档案的真实性、完整性和有效性进行检验，凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的文件材料，应退回整改，确保归档材料的规范、完整、安全，不得伪造、篡改。所有归档材料需存档10年。

五、各学院应同时备份电子版材料，除了电脑备份外，购置专门的学生资助工作移动硬盘对电子档案做好备份，同时确保网络安全性、学生资助信息安全。

六、各学院学工办主任为本学院学生资助档案管理工作的负责人，并指定一名辅导员作为兼职学生资助档案管理人员，并保持相对稳定，按学校要求落实本学院学生资助档案的管理工作。学生资助档案管理人员应忠于职守，保障资助信息安全。如兼职学生资助档案管理人员工作变动应做好交接工作，学院制定交接制度。

七、各学院于2022年11月18日前完成归档，学生管理资助中心于11月21日-25日组织前往各学院检查。本次重点检查本学年的各学院的材料归档，如有条件的学院，可以将以往年的材料一并归档。

附件：新葡的京集团8814学生资助档案管理办法

学生处

学生资助管理中心

2022年11月7日