学生须出示身份证或学生证或借书证，宿管员核对宿舍名单确认是该宿舍的学生，并确认是证件上的学生本人后，可以同意借钥匙给学生，但要扣留证件，待学生归还钥匙后，才退还证件给学生。
如果学生没带证件，则由学生当场打辅导员电话（宿管员须核对好辅导员的电话号码），若辅导员能在电话里确认得了该名学生的身份的话，则由辅导员亲自告知宿管员该名学生的姓名、宿舍号，并且宿管员在宿舍钥匙借出登记本上登记好日期、学生姓名、宿舍号、辅导员姓名、辅导员电话、学生打电话的时间、钥匙借出时间以上内容后，让学生签名，才可以借钥匙给学生。学生归还钥匙时，宿管员再登记好钥匙归还时间。辅导员也应同时教育学生以后出门要携带宿舍钥匙。
如果辅导员在电话里无法识别出是哪位学生的话，宿管员就不能借钥匙给学生，须辅导员到现场确认学生身份后才能借出钥匙。