根据新葡的京集团8814学生会章程及有关规定，结合外语学院实际，为进一步规范我系学生会工作，切实发挥学生会“自我教育、自我管理、自我服务”作用，促进学生素质全面提高，特制定本制度。

第一条 工作分管制度

分工负责制：在学生会主席团成员及各部工作人员全面负责的前提下，学生会全体成员均实行分工负责制，做到分工明确，责任到人。

（一）执行主席负责指导、统筹分管部门日常工作的开展。一般情况下，大型活动工作组总监由分管主席担任；

（二）执行主席与各部门工作人员为上下级关系，各部门要充分遵从执行主席意见。在工作意见、设想上若出现分歧应提交主席团讨论决定；

（三）各部工作人员要及时将日常工作情况汇报到执行主席处；

（四）各部各类活动计划、方案的初审由分管主席负责。执行主席应及时对活动方案进行审阅，并提出意见，对不能决定的项目应提交主席团讨论通过。修改后经团总支书记同意，活动方案才能实施；

（五）各部们计划、方案在经主席团审阅后，各项“需其他部门配合”的工作由执行主席统一协调、安排其他部门人员予以配合工作，原则上各部工作人员不得私自调用其他部门人员；

（六）各部工作原则上在活动方案得到审批后，由各部独立负责，分管主席只作适当的指导和监督。活动负责人应积极与执行主席沟通，积极汇报活动进展情况，执行主席要根据情况给予指导。

第二条 学生会例会制度

（一）会议成员：学生会全体学生

（二）会议地点：外语楼506教室

（三）会议时间：每周星期二中午12点

（四）内容：各部汇报上周的工作情况及下周的工作安排，主席总结上周学生会的工作情况，并对各部工作情况进行评估，总结在工作中出现的问题，并对下周工作进行安排。

（五）会议纪律：

1.所有与会人员都应分别作好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、通知与会人等）。

2.召开例会时，进行严格考勤。会议成员不得无故缺席、迟到或早退，若有其它紧急事件，应事先向部长或会议负责人请假，不得无故缺席；与会成员必须自带工作本，以便记录会议内容。秘书处将对干部、干事出勤会议的情况进行考核，考勤情况作为年终考评参考依据。

3.召开例会时，会场保持安静，禁止讨论与会议无关的其他问题，会议中手机保持静音或关机状态。

4.与会成员须积极参与会议讨论，针对工作中的问题，积极提出自己的建议和意见，主席团根据建议意见的有效性、实际性在年终考评中给予适当加分。

5.各部门工作人员适时召开部门会议。主要总结前一阶段工作情况，讨论存在的问题并解决；布置下一阶段的工作，分工到组，责任到人；工作人员要及时了解干事的疑惑或不满，并及时给予解释或鼓励。部门会议的时间、地点和具体内容由各个部门部长决定。

6.与会成员须自觉爱护公共财务，保持会场清洁。

第三条 工作的布置、检查、总结制度

（一）布置

1.每学期初，校团委、院系团总支、学生会工作计划下发后，各部必须及时参照相关部门的工作安排，结合外语系实际情况在一周内召集干事拟订好本部门工作计划，由部门负责人在规定的时间上交主席团，主席团审议、统一调整安排并在部长会议通过后，形成院系学生会本学期工作计划，由主席团上交团总支审查通过。

2.计划定稿后打印成稿，报外语系党、团总支、院团委。

（二）检查

学生会进行自查和互查。学生会成员都有义务负责监督学生会及各部门的工作进展情况。

（三）总结

1.各部每举办完一次活动均须做书面总结，总结应包括：策划书或活动计划、活动的时间、内容、组织安排情况、效果、获奖情况（班级和个人名单）、费用清单、发票以及总结在此次活动开展过程中的经验和不足。

2.每学期末，各部必须对本学期工作情况做全面总结，内容应包括：计划执行情况、开展活动效果，特别要认真总结经验，阐述下一步的工作打算。每学期总结一式两份，报系学生会秘书处。主席团汇总各部总结，形成系学生会本学期工作总结，再送报院学生会。

3.总结要求必须本着实事求是的态度，不夸大不隐瞒，总结经验，找出不足，以便进一步做好工作。

4.秘书处应做好本学期的大事记录，记录在统一的大事记录本上，以便查阅。

（四）各部门须上交的材料均以电子档和纸质形式，其格式为：

2020-2021学年公文格式基本格式要求

1.标题：宋体二号加粗

2.正文：仿宋_GB2312三号不加粗

3.副标题：楷体三号不加粗

4.小标题：黑体三号不加粗

5.页边距：上下左右各2cm

6.行距：单倍行距

7.首行缩进2个字符

8.公文应左侧两钉（上下各1/3处）装订，不掉页

9.正确数字层级及标点符号

一、二、三、四、

（一）（二）（三）（四）

1.2.3.4.

(1)(2)(3)(4)

……

第四条 财务管理制度

（一）由学生会创收获得的经费，受学生会主席委托，团总支办公室负责管理帐务、财务。

（二）学生会活动经费主要用于活动奖品、办公用品的购置及有关日常工作活动的经费。经费的使用必须本着勤俭节约、精打细算的原则，并履行正规的申请、报销程序。

（三）各部门活动开展所用经费需提前向团总支书记申报方可进行。

（四）各项开支须凭发票报销，报销时由经手人在预算申报表上注明所有发票信息，并经由主席团负责成员审核后方可报由团总支书记处，经团总支书记审查同意后予以进行下一步报销程序。

（五）对于校园内不能开具发票的款项，须提醒店家在收据后面表明身份证和姓名等信息。

（六）主席团成员及帐目现金主管人原则上不能做经手人。

（七）学生会主席及有关人员必须定期核对经费收支情况。

（八）学生会所具有物品由团总支办公室保管，各部需要使用时必须写申请，经主席团成员同意后交办公室，办公室登记后提供所需物品。

（九）学生会成员必须严格遵守以上规定。

第五条 档案管理制度

（一）学生会档案由秘书处负责管理。

（二）学生会档案实行分类管理。管理原则如下：

A类：学生会章程制度及日常工作条例、学生会及各部每学期工作计划及学期工作总结；B类：各部具体活动计划、通知、总结；C类：其他有关材料。

（三）每学期对档案分类保管、编目、装订，做到不失不漏，有据可查。

（四）查阅档案须经秘书处主管人员同意，查阅前登记，查阅后必须及时归还。

（五）学生会全体成员有责任提供完整、详实的档案材料，并维护档案的完整性和严肃性

第六条 值班及考勤制度

（一）学生会值班安排表由秘书处统一制定；

（二）值班人员应严格按时值班，不得无故缺勤，请假须由所在部部长或有关人员批准，无故缺勤两次以上者，通知所在部门并提出处理意见，并将相关记录作为考核依据；

（三）辅导员办公室值班人员应明确责任，恪于职守，及时做好值班记录、电话记录、礼貌接待来访人员；

（四）值班人员要维护室内办公用品，非经主要负责人批准不得外借，物品的借出归还情况要严格登记，离开时须清查办公室用品，如有遗失应及时告知有关负责人；

（五）辅导员办公室是办公场所，值班人员不得私带同学进入办公室，非经批准不得进行其他活动，值班人员值班期间不得电话聊天；

（六）值班人员应灵活处理事件，发现不合理情况（如大声喧哗），有权及时制止，情况严重时应及时上报学生会主要负责人；

（七）值班人员应及时清扫办公室卫生，保持办公室清洁；

（八）值班人员离开办公室时，应注意切断电源、关好门窗。

（九）以上规定，每位值班同学的应严格遵守，学生会值班情况的检查、监督、管理由主席团负责；

第七条 学生会各部工作方案制度

（一）各部日常工作中一般方案的制定，均由本部成员讨论、策划、起草；

（二）经本部讨论后，将方案以书面形式提交分管主席进行初审。初审过程中，方案负责人必须与执行主席针对方案内容进行交流；

（三）经过初审后方案提交主席再审。通过后，将方案一份交分管主席，一份交秘书处存档，一份留存于本部门；

（四）原则上在活动方案得到审批后，由各部独立负责，分管主席只作适当的指导和监督，并对部门提出的“需其他部门配合的工作”给予统一协调，统一安排其他部门人员予以配合工作，活动负责人应积极与执行主席沟通，积极汇报活动进展情况，执行主席要根据情况给予指导；

（五）活动结束后，活动负责人根据活动情况给予总结，分管执行签字后，一份交秘书处存档，一份留于本部。

第八条 学生会换届选举、纳新制度

（一）换届时间：每年5月底

（二）换届

1.推荐和自荐

（1）各部门根据系学生会的要求推荐德才兼备的干事填写申请表，并填写详细的推荐意见；

（2）其他同学可以根据换届选举的有关要求,符合条件者可以进行自荐，并填写申请表，同时请辅导员填写推荐意见；

（3）凡是学生会成员只能参加学生会比自身现任职务高一级别的职务竞选。

2.主席团、工作人员产生

（1）采用现场竞选、平时表现、试用期考核相结合的制度。

（2）现场竞聘候选人进行答辩演讲，同时接受现场师生的提问。

（3）拟任名单确认后，交由系团总支书记审批，并公示全系。

（4）试用期一个月结束后，下届干部名单正式公布。

（三）纳新

1.学年初在校园内设立宣传点，接受外语学院新生的报名并由相关部门备案；

2．在新一届主席团、工作人员确立之后，由主席团分管、工作人员牵头，工作人员具体组织，进行各部门纳新；

3.严格按照主席团制定的各部门编制数招募人员，通过答辩演讲、面试等形式，确定试用期人员名单；

4.原则上，干事试用期为一个月。

（四）建档

试用期满后对确定的学生会各级工作人员信息进行建档管理。

第九条 人事辞退制度

（一）试用期调整制度

1.罢免

如有学生会成员一个月试用期内工作消极懈怠，或屡次违反学生会制度而受院级及其以上处罚等情况，将由该部门向办公室提出罢免申请，办公室整理资料后上报常委会，批准归档后，罢免申请通过，人事变动完成。

（二）退出补充机制

1.辞职

对由于某种个人原因不再适合担任学生干部的人员，须向主席和分管副主席递交辞呈并说明具体原因，得到许可后办理有关手续方可辞去所担任的职务。

2.劝退除名

（1）凡是受到院级及其以上处分者一律开除学生会，不再任用；

（2）根据考核，凡受到学生会除名处分的一律开除学生会，不再任

用；

（3）部长以下工作人员在民主测评中得到半数以上不满意评价的，由分管学生会副主席对其进行劝退；

（4）对于违反相关规定或不适宜继续在学生会工作的干事，由所在部负责人提出动议，上报主席团，由主席团作出决议后报团委审批备案；

（5）对于违反相关规定或不适宜继续在学生会工作的工作人员，由分管主席团成员提出动议，上报主席团，由主席团作出决议后报系团总支审批备案；

（6）对于违反相关规定或不适宜继续在学生会工作的副主席，由主席提出动议，交由工作人员以上会议，工作人员以上会议决议后报团委审批备案；

（7）对于违反相关规定或不适宜继续在学生会工作的主席，由半数以上常委提出动议，交由学生会全体会议，全体会议决议后报团委审批备案。

（8）因个人学习、生活等方面的原因，由当事人主动提出退出学生

会的请求，并提交不少于3000字的退部申请书，由当事人的分管干部

报主席团审议通过，方可批准退出。

（9）对不适合学生会工作（如：不能处理学习工作关系；对活动不

热心等）或违反学生会章程、制度后果较轻的相关人员，由分管干部

报告主席团后对其进行劝退处理。

（10）严重违反校规、校纪或学生会规定（如：有严重违纪记录等），由分管干部报主席团核实后予以开除处理，并通告全体学生会干事。

（11）被罢免的学生干部永不聘用，取消当年的所有评奖评优资格。