新葡的京集团8814教学档案建设与管理实施细则（试行）

（广工商院发〔2014〕146号）

为实现教学档案工作的规范化、标准化和现代化, 提高教学档案质量和管理水平，充分发挥教学档案在教学管理、教学活动、教学研究等工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《高等学校教学文件材料归档范围》等文件精神，结合我院实际，特制定本实施细则。

第一章 总则

第一条 教学档案是在教学管理和教学实践活动中直接积累形成的具有保存价值的文件、图表、声像载体等材料的集合体。

第二条 教学档案的建设是教学管理的重要组成部分，也是衡量高等学校教学管理水平的重要指标之一。学院各教学单位应加强对教学档案工作的管理，切实把它纳入教学工作计划、教学管理制度和各级管理人员岗位责任之中。

第三条 教学文件材料的归档必须遵循其自然形成的规律，保持有机联系，力争体现教学管理和教学实践活动的全貌。

第四条 教学档案的建设必须能够反映教学管理和教学实践活动的全过程, 保证其具有完整性、准确性和系统性特点，包括具有保存价值的文字、图表、实物、影像等资料的收集。

第五条 教学档案应从学院的实际需要出发，根据教学档案的现实和历史作用及其利用的广泛性、社会性，准确地确定教学档案的保存和保管期限，保证教学档案的完整、准确、系统。

第二章 教学档案的范围

第六条 学院和教学单位都要建立教学档案，教学档案的范围包括：

（一）上级教育主管部门及学院下达的政策性、指导性文件及有关规定；

（二）教学基本建设的各种规划和计划；

（三）自编教材、教学参考资料、实验指导书、实训指导书、实习指导书、习题集、试卷库或试题库、试卷分析及各种电子媒体资料等材料；

（四）学期教学工作计划、教学工作进程表、教学计划、教学大纲、学期授课计划、课程教学总结、实习总结等；

（五）课程设计任务书、毕业设计(论文)任务书、优秀毕业设计(论文)；

（六）学生学业成绩、学籍变动情况、学生座谈会记录整理分析、毕业生质量跟踪调查、毕业生资格审核等材料；

（七）教学改革进展情况、教学研究立项与计划、总结与结项，典型经验材料和教学研究刊物；

（八）教师业务档案、各种奖励及成果；

（九）教学工作评价材料、教学工作会议纪要等；

（十）考卷、实践教学的各种记录、实习报告等；

（十一）各类申报材料，包括重点专业、重点课程建设的申报材料；

（十二）其它有必要文档的教学文件和资料。

第三章 管理职责

第七条 教学档案实行院系两级管理，院级归口管理由教务处负责，系级管理由各教学单位负责。

第八条 教务处职责：

1.要把教学档案建设与管理纳入工作计划、纳入管理制度、纳入教学管理人员的职责范围；注意做到“四同步”，即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作。

2.加强与教学单位的联系，做好教学文件材料的收集、整理、归档等各项业务指导，保证教学档案的质量。

3.根据需要组织实施教学档案建设的专项督查工作，保证教学档案建设的规范性、完整性和系统性。

第九条 教学单位职责：

1.教学档案实行集中管理，确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用，充分发挥教学档案的作用。

2.负责组织教师及有关人员认真学习各级各类档案管理规章制度，保证档案工作各项任务的完成。

3.指定一名负责人负责本单位的教学档案建设与管理工作，并配备相应兼职档案员负责本单位教学文件材料的收集、整理、归档和管理工作。

4.加强与教务处的联系，共同做好教学档案建设和管理的各项业务指导、监督和检查工作，保证教学档案质量。

第十条 兼职档案员的职责

1.做好本部门教学文件材料的形成和积累工作。

2.做好教学文件材料按时、按要求上交的督促工作。

3.按要求做好教学文件材料收集、分类、编目、组卷装订和归档工作。

4.按质、按量、按时、按学院综合档案室规定做好教学档案的移交工作。

5.按要求做好存放于本部门教学档案的保管、利用等工作。

第四章 归档范围

第十一条 教学档案主要包含综合管理、学科专业建设、教务运行、学籍管理、考务管理、质量管理等六大类，具体见《教学档案归档范围及分类表》。

第十二条 除本办法《教学档案归档范围及分类表》规定的资料外，教学单位还可根据需要，保存其他资料。

第五章 档案形成与归档规范

第十三条 教学档案一般按学期立卷，按学年设总目录。立卷时须按《教学档案归档范围及分类表》要求归类，案卷标题要确切，能简明反映卷内文件材料的内容，卷内文件材料要逐件在目录上登记，并逐页编号。

第十四条 归档的教学文件材料必须是原件（或定稿）。做到审查手续完备、制作材料优良、格式统一；项目填写完整、字迹工整、图像清晰，以右侧、底边为齐，左侧装订；在装订时要清理卷内所有除钢钉外的金属物，禁用铅笔、圆珠笔等字迹不牢固的书写工具。

第十五条 相同内容的材料组成一卷，同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷，每卷一般不超过200页。也可以根据材料的内在联系，对问题单一材料较少者整合组成一卷(盒)。

第十六条 卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

第十七条 各种材料大小均为A4纸，文中密不可分的插图、图件按此规格折叠或贴入文字材料内；不宜折叠的非标准规格材料和其它载体材料由专柜保管，填写与文字材料一致的卷(盒)编号。

第十八条 凡是原始材料、各种文件材料手稿及正本，一般归档各一份；重要和经常使用的应酌加副本，以便保护原件。

第十九条 除从应用软件系统中打印的文档外，其余打印件的建档材料需附有与之内容相符的电子文档，以便永久保存和利用。

第六章 档案保管与归档时间

第二十条 教学档案保管期限分为永久、长期和短期三种，保管期限从材料归档之日算起，具体见《教学档案归档范围及分类表》。

第二十一条 凡在较短时期内对学院工作有查考价值的列为短期保管，保管期限为15年以下；凡反映学院教学活动，在长期内对学院和社会有查考利用价值的档案列为长期保管，保管期限为16年—50年；凡反映学院重要教学活动和基本历史面貌，对学院、全省、国家高等教育历史研究有长远利用价值的档案列为永久保管，保管期限为50年以上。保管期限满的教学档案由鉴定小组鉴定后作出处理决定。

第二十二条 凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在教学单位负责人批准；未经批准，不得修改任何文件材料；修改稿经所在教学单位负责人签字后附在原被修改材料后面存档。

第二十三条 教学档案应按学期收集、整理归档。

第二十四条 教学档案查（借）阅制度

（一）只有持合法证明的单位或持合法身份证明的个人可以查阅档案。

单位查阅。查阅人须出具本人有效身份证件和本单位领导签字并加盖单位公章的介绍信，且在介绍信中说明需查（借）阅的档案内容、利用目的等。

个人查阅。查阅人须出具本人有效身份证件 ,并填写相关的查阅信息。代替别人查阅档案时，除了提供本人有效身份证件外，还要提供被查阅人的授权委托书及相关信息材料。

（二）档案一般不外借，如必须借出使用时，须经单位档案负责人同意。一般档案借阅时间不超过一周，重要档案当日归还，节假日期间档案应送回单位保管。不能按时归还者应说明原因 ,并办理续借手续。

（三）查（借）阅者应承担所查（借）阅档案材料的安全、保密责任。不得翻阅与查阅内容无关的任何档案材料；不得在档案材料上圈划、涂改、写眉批、折叠等造成污损；更不得拆散、剪裁、撕毁或抽走档案材料；未经同意不得私自翻印、转借档案材料；不得泄露或擅自向外公布档案内容。违反规定要追究其相应责任，构成犯罪的，移交司法机关处理。

（四）查（借）阅和归还档案时，应严格履行签字、登记、注销等手续，档案人员对查（借）阅归还的档案，应仔细清点，核查无误后方可签字注销。

（五）涉密档案的查（借）阅、利用、复制等，应严格按学院相关保密规章制度执行，坚决杜绝失密、泄密现象发生。

（六）教学档案不接受电话查阅，可以来函或传真说明查阅内容，办理相关手续，档案工作人员代为查阅并及时反馈信息。

第二十五条 档案管理人员必须贯彻执行国家关于档案保密工作的规定，确保档案信息不外泄和档案材料安全。

第七章 附则

第二十六条 本实施细则自公布之日起执行，原《广州工商职业技术学院教学档案建设与管理实施细则（实行）》同时废止。本实施细则如与学院档案管理规定的不符之处，则按学院规定执行。

第二十七条 本实施细则最终解释权归教务处。

附件：教学档案归档范围及分类表

附件：

教学档案归档范围及分类表

（一）[ZH]综合管理大类

（二）[ZY]学科专业建设大类

（三）[JW]教务运行大类

（四）[XJ]学籍管理大类

（五）[KW]考务管理大类

（六）[ZL]质量管理大类